Come è noto, la norma ISO 14001 prevede, al punto 4.4.2, che l'Organizzazione debba identificare le effettive esigenze di formazione. Quindi deve identificare tutto il personale il cui lavoro possa provocare un impatto significativo sull'ambiente ed esigere che abbia ricevuto una formazione appropriata. Altrettanto prevede il Regolamento EMAS all'Allegato 1.

Ciò in pratica si traduce:

• nell'individuare tutto il personale critico per l'ambiente (Responsabile del SGA, addetto alla gestione dei rifiuti, manutentore del depuratore, etc)

• nell'individuare quale e quanta formazione sia necessaria per ogni figura di cui sopra

• nel programmare, solitamente nell'arco dell'anno, la erogazione della formazione alle persone individuate, sugli argomenti pertinenti e per il numero di ore ritenute necessarie

Al fine di dare evidenza che tale lavoro è stato fatto, e che quindi il requisito è stato soddisfatto, è opportuno redigere un piano di formazione in forma tabellare, riportante , per esempio, in ordinate i nominativi del personale e in ascisse i mesi dell'anno. All'interno di ogni casella si può riportare il contenuto e la durata del corso.

Un altro possibile sistema, sempre in forma tabellare, prevede in ordinate i vari argomenti oggetto di formazione (evidentemente correlati con gli aspetti ambientali significativi dell'Organizzazione), in ascisse il personale, e in ogni casella data e numero di ore del corso.

All'interno del programma, si possono prevedere poche ore di formazione generica, sugli argomenti di base (struttura del SGA, politica ambientale, obiettivi) per tutto il personale dell'Organizzazione, e una formazione più approfondita su argomenti specifici (illustrazione delle procedure di c.o., addestramento alle emergenze, preparazione tecnica) al personale con ruoli critici.